Bagi seorang pemilik bisnis memiliki orderan dalam jumlah yang banyak adalah hal yang paling membahagiakan. Order jumlah banyak akan membawa keuntungan yang lebih besar juga. Namun, penting juga untuk memikirkan cara mengatur order jumlah banyak dengan waktu yang terbatas. Hal ini bertujuan agar seluruh orderan yang masuk dapat tertangani dengan cepat.
1. Lakukan Perencanaan Strategis
Semua hal yang baik pasti berawal dari perencanaan strategis yang matang dan terancang. Perencanaan strategis merupakan sebuah proses terstruktur untuk mengembangkan berbagai rencana jangka panjang. Hal ini berguna untuk memprediksi dan mencapai tujuan dalam bisnis tersebut. Dalam mengatur order dalam jumlah banyak, perencanaan strategis ini meliputi pemahaman terhadap jumlah pesanan dan penjadwalan produksi.
Pemahaman Terhadap Jumlah Pesanan
Sebuah bisnis akan menerima pesanan dari pelanggan dalam jumlah yang tidak pasti. Jumlah pesanan ini akan berubah setiap waktu bergantung pada situasi dan kondisi. Melakukan analisis terhadap kebutuhan pelanggan dapat menjadi cara untuk memahami jumlah pesanan. Analisis kebutuhan ini melibatkan proses pengumpulan data, observasi, dan keterlibatan langsung dengan pelanggan. Nantinya, pemilik bisnis dapat mengembangkan berbagai strategi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang dilakukan. Hal ini berguna juga untuk mengatur order dalam jumlah banyak.
Setelah sudah menemukan kebutuhan pelanggan, langkah selanjutnya adalah menentukan jenis dan jumlah produk dalam satu kali produksi. Tujuannya, agar bisnis tersebut dapat memaksimalkan pendapatan dari penjualan produk. Selain itu, langkah ini menjadi persiapan agar dapat mengatur order dalam jumlah banyak. Jumlah yang terlalu sedikit atau banyak akan mendatangkan kerugian
Penjadwalan Produksi
Proses produksi merupakan hal yang krusial dalam sebuah bisnis. Maka dari itu, penjadwalan produksi harus dirancang dengan sebaik mungkin. Penjadwalan ini dapat dimulai dengan menyusun jadwal operasional setiap tim yang terlibat. Penting untuk memastikan setiap tim mengetahui dengan jelas tugasnya masing-masing. Menentukan jadwal kerja tim akan memudahkan komunikasi dan koordinasi yang terjadi sehingga waktu menjadi lebih efektif dan efisien untuk mengatur order jumlah banyak.
Beriringan dengan penjadwalan tim, waktu dalam proses produksi juga harus terencana dengan baik. Waktu produksi akan menentukan seberapa cepat produk itu sampai ke tangan pelanggan. Penentuan waktu produksi dapat dengan melihat beberapa faktor seperti jumlah, jenid, bahan baku, kapasitas, hingga keterampilan karyawan. Hitunglah setiap proses produksi dengan seksama agar mendapatkan estimasi waktu yang akurat sehingga mengatur order jumlah banyak dapat terlaksana.
2. Melakukan Pengelolaan dan Persediaan Bahan Baku
Proses produksi tidak bisa berjalan tanpa adanya persediaan bahan baku yang cukup. Melakukan pengelolaan dan persediaan bahan baku juga penting agar dapat mengatur order dalam jumlah banyak. Tanpa adanya bahan baku yang cukup, sebuah bisnis tidak dapat menerima pesanan dengan optimal.
Pemesanan Bahan Baku
Bahan baku sudah pasti tidak dapat datang dengan sendirinya. Pemilik bisnis juga tidak mungkin memiliki bahan baku dalam jumlah yang cukup tanpa melalui perantara. Pemesanan bahan baku dapat membuat produksi dapat berjalan dengan lancar dari awal hingga akhir. Pastikan semua kebutuhan untuk proses produksi terpenuhi dengan baik. Sebelum memesan, penting untuk mengidentifikasi bahan baku, menentukan jumlah, dan mencari pemasok yang terpercaya. Pemasok ini akan menentukan baik atau buruknya kualitas bahan baku. Pilihlah pemasok yang sudah memiliki track record yang baik dan ajak untuk bekerja sama. Jangan mudah terpercaya dengan berbagai penawaran yang menggiurkan. Lebih baik membayar lebih mahal daripada harus kehilangan pelanggan karena menurunnya kualitas produk.
Pengelolaan Persediaan
Pengelolaan bahan baku dalam sebuah proses produksi menjadi hal yang harus rutin terlaksana agar dapat mengatur order jumlah banyak. Kegiatan ini bertujuan untuk mencegah adanya kekurangan atau kelebihan bahan baku dalam satu kali proses produksi. Selain itu, untuk bahan baku yang memiliki masa kadaluarsa, sangat penting untuk melakukan manajemen rotasi persediaan dengan teknik FEFO (first expired, first out). Teknik ini berfokus pada penggunaan bahan baku pada proses produksi dengan masa kadaluarsa terdekat terlebih dahulu. Hal ini mencegah pemborosan dan kerugian pada bahan baku yang kadaluarsa sebelum proses produksi.
3. Upayakan Peningkatan Efisiensi Proses
Sebuah bisnis yang masih berjalan pasti akan melakukan peningkatan efisiensi proses secara berkala dalam rangka meningkatkan hasil produk. Efisiensi proses ini dapat berupa pemilihan metode produksi dan pembagian tugas yang efektif. Nantinya, kedua hal tersebut akan berguna untuk mengatur order jumlah banyak yang sewaktu-waktu dapat terjadi.
Pemilihan Metode Produksi yang Cepat
Pemilihan metode produksi berpengaruh pada berapa lama waktu untuk mengerjakan produk. Salah satu metode produksi yang cepat adalah cellular manufacturing. Metode ini dapat membuat proses produksi menjadi lebih terstruktur dengan membaginya ke dalam unit-unit kerja yang lebih kecil. Setiap unit memiliki tugas dan fungsinya masing-masing sehingga dapat berjalan secara serempak. Tujuannya agar proses produksi lebih efisien dengan berkurangnya waktu produksi, transportasi, dan persediaan yang tidak penting. Waktu yang tersisa dapat dipakai untuk mengatur order jumlah banyak.
Pembagian Tugas yang Efektif
Melanjutkan metode cellular manufacturing untuk mengatur order jumlah banyak, setiap orang harus memiliki tugas dan perannya masing-masing. Walaupun dalam praktiknya setiap orang akan terbagi menjadi beberapa unit, mereka juga harus bertanggung jawab atas hasil dari pekerjaannya. Penempatan karyawan juga harus berdasar atas kemampuan dan keahlian yang mereka miliki. Namun, perlu juga untuk membagi waktu kerja secara adil agar tidak terjadi ketimpangan beban kerja pada masing-masing karyawan.
